Hoy en día los proyectos de
diseño de software requieren de mayor planificación, ya que por su complejidad necesitan
de seguir un orden estricto, en donde todos los detalles del mismo se
encuentren comprendidos en este. Es allí en donde la gestión de proyecto brinda
diferentes herramientas a quien los requiera, entre ellos están el plan de
gestión del tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y
plan de gestión de la integración. Por ello es necesario iniciar definiendo
cada uno de los planes de gestión de proyectos.
Para iniciar se requiere de la
definición del alcance del proyecto, para lo cual se hace uso de las
herramientas y técnicas del plan de gestión de alcance, tales como el análisis
del sistema, análisis del valor, análisis funcional, lluvia de ideas, juicio de
expertos, análisis de los Interesados en donde se identifica la influencia, los
intereses de los diversos interesados y se documenta sus necesidades, deseos y
expectativas. En el transcurso del proyecto, pueden surgir algunos cambios que
a su vez varían el alcance del mismo, sin embargo, estos deben ser controlados
por medio de actualizaciones acordes a lo solicitado por los clientes. Así
mismo se debe incluir la verificación del alcance, en donde se revisan los
productos a entregar para asegurarse que se ha completado satisfactoriamente. (Institución
Universitaria ded Envigado)
En el plan de gestión de
costos, se estima cual será el costo total del proyecto, para ello se deben
desglosar las diferentes actividades e identificar tanto el personal, como los
recursos necesarios para que el proyecto alcance su finalidad y sea llevado de
manera óptima. Ha esta estructura se le conoce como EDT, lo cual quiere decir Estructura
de Descomposición del Trabajo, la cual permite identificar los elementos
finales y documentar el alcance del proyecto. Posteriormente, se realiza un
presupuesto, en el cual se estiman los costos de cada actividad. Generalmente
las herramientas y técnicas a usar son:
1.
Suma de Costes
2.
Análisis de Reserva: establece las reservas para contingencias, que
son asignaciones para cambios no planificados.
3.
Estimación Paramétrica: implica el uso de parámetros del proyecto
dentro de un modelo matemático para predecir los costes totales del proyecto.
4.
Conciliación del Límite de la Financiación: La conciliación
requerirá que se ajuste el cronograma de trabajo para regular dichos gastos, por
medio de fecha impuestas a cada actividad y componentes de la EDT en el
cronograma del proyecto. (Institución Universitaria de
Envigado)
El plan de gestión de costos
también requiere de un control, ya que los cambios que se puedan dar en el
proceso afectan los costos de algunas de las actividades y el costo total del
proyecto
El plan de gestión de tiempo
incluye las diferentes actividades y procesos necesarios para entregar el
proyecto en un plazo establecido. Para ello se requiere del seguimiento de
diferentes etapas como se muestra a continuación.
1.
Gestión del cronograma: se establecen políticas, procedimientos y
documentación necesaria para la planificación, ejecución y control de la
programación del proyecto. Este proceso proporciona orientación y dirección
acerca de la forma en que se gestionará el cronograma del proyecto a lo largo
de todo su ciclo de vida.
2.
Definición de actividades: se identifican y documentan las actividades
que serán necesarias para producir los entregables del proyecto. Para completar
este proceso es importante la elaboración de la EDT, el cual comprende de un
listado de actividades, otra de hitos y un compendio que recoge las
características y atributos de cada una de las actividades.
3.
Concatenación de actividades: se presentan las relaciones
entre las distintas actividades del proyecto y el estableciendo de una
secuencia lógica de trabajo que garantice mayor eficiencia.
4.
Estimación de recursos necesarios para cada actividad: es una
aproximación, lo más precisa posible, de los recursos necesarios para llevar a
cabo cada actividad e identificar las principales características del proyecto.
5.
Estimación de la duración de cada actividad: se establecen períodos
de trabajo necesarios para completar cada una de las actividades.
6.
Desarrollo del cronograma de proyecto: Tras el análisis y la
aplicación de técnicas de modelado y optimización de recursos, se establecen
fechas y periodos de tiempos para cada una de las actividades.
7.
Control del cronograma: es el seguimiento que se hace a cada una
de las actividades para que estas sean cumplidas en el lapso de tiempo
determinado. Sin embargo, durante los diferentes procesos se pueden realizar
cambios al proyecto, lo cual requerirá de un ajuste a dicho cronograma. (OBS BUSINESS SCHOOL, 2014)
Para poder integrar cada uno
de los planes de gestión de proyecto, se hace uso del plan de gestión de
integración, el cual permite componer grupos en donde se combinan procesos y
actividades de acuerdo a lo requerido por el proyecto. En este punto se deben realizar
los siguientes procesos:
1.
Desarrollar
El Acta De Constitución Del Proyecto: documento forma que autoriza
formalmente la realización de un proyecto.
2.
Plan
para la Dirección del Proyecto: es el proceso que consiste en
documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar
todos los planes subsidiarios.
3.
Dirigir
y Gestionar la Ejecución del Proyecto: se ejecuta el plan para la
dirección del proyecto con el fin de cumplir con los objetivos del mismo. Estas
actividades abarcan: cumplir con los requisitos del proyecto; crear los
entregables del proyecto; reunir, capacitar y dirigir a los miembros del
proyecto; gestionar y utilizar los recursos; implementar los métodos;
establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto; generar los
datos del proyecto, tales como costo, cronograma, avance técnico y de calidad y
el estado; emitir las solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al
alcance, a los planes y al entorno del proyecto; gestionar los riesgos e
implementar las actividades de respuesta.
4.
Monitorear
y Controlar el Trabajo del Proyecto: consiste en monitorear,
analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño
definidos en el plan para la dirección del proyecto.
5.
Realizar
el Control Integrado de cambios: consiste en revisar todas
las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los
entregables a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del
proyecto.
6.
Cerrar
Proyecto o Fase: consiste en finalizar todas las actividades a
través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar
formalmente el proyecto o una fase del mismo. (Weebly)
Los diferentes planes se
entrelazan entre sí y requieren de un acoplamiento para que al ponerse en
marcha este funcione de la mejor forma posible. Es por ello que en cualquier
proyecto de desarrollo de software se hace uso de estos tipos de planes, lo
cual permite prever los posibles problemas y manejarlos de forma controlada, ya
que la eficacia del mismo depende de esto.
Los proyectos de software requieren
de estos planes, ya que necesitan determinar su alcance, de lo contrario durante
las diferentes actividades se puede perder el horizonte del mismo, lo cual conlleva
a realizar más o menos de lo planificado. En cuanto al plan de tiempo, su
importancia radica en entregar el producto en un cierto lapso de tiempo, esto
con el fin de ir concretando las diferentes actividades y llevar al
cumplimiento del objetivo principal, por ello la no planificación de tiempo conllevaría
a un posible fracaso del proyecto.
Asimismo, el plan de costos es
una herramienta muy importante para el ingeniero, puesto que en este se
desglosan los diferentes gastos que conlleva desarrollar un software, los
cuales son tanto recursos materiales como humanos y en donde se tiene en cuenta
las posibles eventualidades que se den en este. De esta forma se podrá
reconocer el costo total del proyecto y el ingeniero podrá cobrar un precio
real, que a su vez no genere perdida para el mismo.
En conclusión, la gestión de proyectos
brinda herramientas muy útiles para los ingenieros en cualquier proyecto, entre
ellos el diseño de aplicaciones, ya que permite planificar de forma ordenada y
adecuada los diferentes aspectos que deben ser tenidos en cuenta para un
proyecto como lo son los costos del mismo, el orden de las actividades y el
tiempo en que deben ser ejecutadas, la definición del alcance de este,
coordinación de procesos, etc.
Bibliografía
Institución Universitaria de Envigado. (s.f.).
Recuperado el 27 de Noviembre de 2016, de
http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestioncostos.pdf
Institución Universitaria
ded Envigado. (s.f.). Recuperado el 26 de Noviembre de 2016, de
http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionAlcance.pdf
OBS BUSINESS SCHOOL. (2014).
Recuperado el 27 de Noviembre de 2016, de
http://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/planificacion-de-las-actividades-y-tiempo-de-un-proyecto/etapas-del-plan-de-gestion-del-tiempo-en-un-proyecto
Weebly. (s.f.). Recuperado
el 27 de Noviembre de 2016, de http://uacm123.weebly.com/7-getioacuten-de-la-integracioacuten-del-proyecto.html
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